Specjalizujemy się w kompleksowej organizacji konferencji, seminariów oraz kongresów. W zależności od zakresu powierzonych działań, opracowujemy koncepcję wydarzenia, planujemy i załatwiamy kwestie finansowe, logistyczne, techniczne oraz oprawę wizualno-graficzną, a także zapewniamy odpowiednie materiały konferencyjne oraz promocję po zakończeniu projektu.
Dlaczego warto nam zaufać?
- Działając w branży od lat i mając za sobą szereg zorganizowanych konferencji, mamy rozeznanie we współpracy z najlepszymi ekipami podwykonawczymi, dającymi pewność profesjonalizmu i wysokiego poziomu usług.
- Znając rynek podwykonawców, bazę hotelową i cateringową, pomagamy w optymalizacji kosztów konferencji. Naszym celem jest zorganizowanie wydarzenia na najwyższym poziomie, w możliwie najniższym koszcie, bez ryzyka niepowodzenia, spowodowanego nadmiernymi oszczędnościami.
- W trakcie wydarzeń jesteśmy do dyspozycji 24 godziny na dobę, dbając o agendę w ciągu dnia oraz powodzenie wieczornych spotkań nieformalnych. Po wydarzeniu zajmujemy się promocją, wykorzystując działania z dziedziny public relations.
- Wiele widzieliśmy i w wielu sytuacjach kryzysowych przychodziło na zachowywać zimną krew. To spokój i opanowanie w sytuacjach stresowych są wyrazem naszego profesjonalizmu.
Przykładowy zakres usług:
- Finanse, budżet, program:
- tworzenie optymalnego budżetu konferencji
- obsługa opłat od uczestników
- obsługa faktur i rozliczeń
- opracowanie programu wydarzenia
- Miejsce konferencji:
- wybór miejsca konferencji, w zależności od liczby uczestników, harmonogramu sesji, potrzeb technicznych
- rezerwacja sal konferencyjnych
- rezerwacja baz noclegowych dla uczestników
- przygotowanie sal
- oznakowanie miejsca i okolicy (dojazd)
- Sekretariat konferencji:
- zapewnienie obiegu informacji (uczestnicy, sponsorzy, wystawcy)
- przygotowanie i wysłanie zaproszeń
- przygotowanie internetowego formularza zgłoszeniowego
- obsługa płatności
- przygotowanie bazy danych prelegentów, uczestników i gości
- Witryna internetowa:
- wykonanie i administrowanie strony www konferencji
- Recepcja:
- zapewnienie przeszkolonego, profesjonalnego personelu
- obsługa rejestracji uczestników
- przygotowanie punktu informacyjnego
- dystrybucja materiałów konferencyjnych i identyfikatorów
- zakwaterowanie gości
- Transport:
- zapewnienie transportu z/na lotnisko
- zapewnienie transportu na miejsce imprez towarzyszących
- zapewnienie transportu VIP
- Obsługa techniczna:
- zapewnienie profesjonalnego sprzętu do prezentacji
- przygotowanie specjalistycznego nagłośnienia
- obsługa ze strony pracowników technicznych
- przygotowanie teletransmisji i telekonferencji
- przygotowanie rejestracji sesji (audio i video)
- Catering i przerwy kawowe:
- wybór menu, z uwzględnieniem budżetu, liczby gości, czasu trwania przerw
- przygotowanie bufetu
- przygotowanie VIP roomów
- zapewnienie oprawy (muzyka, dekoracje i atrakcje)
- Tłumaczenia
- przygotowanie tłumaczenia materiałów drukowanych
- przygotowanie tłumaczenia symultanicznego
- zapewnienie sprzętu do obsługi tłumaczeń
- Materiały konferencyjne
- opracowanie identyfikacji wizualnej konferencji
- przygotowanie materiałów konferencyjnych (wersja papierowa i elektroniczna)
- przygotowanie identyfikatorów
- przygotowanie gadżetów z logo organizatora, sponsorów
- przygotowanie tablic informacyjnych
Przedstawiony powyżej zakres usług to propozycja bazowa. Klientów oczekujących niestandardowych realizacji, zapraszamy do kontaktu z biurem Royal Prestige Club. Razem stworzymy niezapomniane wydarzenie!
